Универсальные штрихкоды: как мы помогли производственной компании ускорить отгрузку и избежать системных ошибок

К нам обратился директор ТК Энергия. ТК Энергия уже более 20 лет производит сырье для кормов животных и поставляет его крупнейшим федеральным игрокам.

Продажи и объем производства растут, а отгрузка всё ещё управляются вручную. Все ключевые этапы привязаны к конкретным людям. Из-за этого одни и те же ошибки случаются регулярно, и их исправление занимает много времени и денег. Это ставит вопрос об автоматизации процесса отгрузки.

Алексей, Директор ТК Энергия

«Мы начали работать над автоматизацией отгрузки, когда поняли, что процесс печати этикеток зашёл в тупик. На каждую машину грузится по несколько паллет с готовой продукцией, и каждая паллета — это отдельная партия со своей серией, весом и датой выпуска. На каждую нужна своя этикетка: без неё клиент физически не примет груз, потому что его система сверяет данные на этикетке с тем, что указано в документах, и при малейшем несовпадении паллету просто вернут, а это уже расходы на обратную логистику, перемаркировку и штраф за сорванную поставку.

Печать этой этикетки занимала колоссальное количество времени, потому что всё велось на ручном вводе: одни и те же данные передавались из рук в руки, устно или через мессенджеры.

Для того, чтобы ускорить процесс и снизить количество ошибок, мы начали поиск подрядчиков для автоматизации.

Сначала мы обратились к одним подрядчикам. Они были хорошими исполнителями: если ставишь конкретную задачу — они её качественно закрывают. Но беда в том, что у них, да и у нас, не было полного видения всей картины и полного понимания решения проблемы. Мы формулировали им точечные задачи, они делали их отлично, но в сумме это не давало никакого результата.

Поэтому мы приняли решение искать дальше и обратились в Софтфактор»

Как всё было устроено раньше

Путь одной паллеты раньше выглядел так: цех физически выпускал продукцию, и эту информацию вручную заносили в бумажный журнал готовой продукции — там фиксировали серию, дату выпуска, вес. Когда отдел продаж договаривался с клиентом об отгрузке, менеджер сообщал об этом кладовщику устно или через чат мессенджера. Кладовщик по бумажным журналам вручную искал подходящие паллеты — по сериям и дате производства, — затем сверялся с лабораторией, чтобы подтвердить показатели качества. После этого нужно было ещё раз, внести всю информацию — номенклатуру, серию, количество — в программу для печати этикеток.

Если на любом из этих шагов закрадывалась ошибка — в серии, дате или количестве, — её, как правило, всё же находили, но не сразу: чтобы понять, на каком этапе произошёл сбой, приходилось поднимать бумажные журналы, переписки в мессенджерах и заново сверяться с лабораторией, а это отнимало время. В случае, когда ошибку не успевали найти до отгрузки, оставался риск, что машина уедет с неверной маркировкой, — и тогда о проблеме стало бы известно от клиента.

Чтобы разобраться в этом хаосе ручных операций и понять, где заложены корни ошибок, мы начали не с программирования, а с погружения в реальный процесс.

Выявленные проблемы

Исходя из выявленных проблем, мы определили ключевую идею и сформировали конкретные задачи, которые помогут её реализовать.

Анна, бизнес-аналитик Софтфактор

«Мы провели полноценную аналитику текущего процесса, зафиксировали все «узкие места» и на их основе сформулировали техническое задание. Главное — ТЗ было написано не только на языке программистов, но и адаптировано для понимания заказчика и сотрудников: что именно мы внедряем, зачем это нужно, какие проблемы решает и как изменится работа каждого сотрудника.»

Что именно мы сделали

С какими сложностями мы столкнулись

Анна, бизнес-аналитик Софтфактор

«Новое действительно пугает. Поэтому важно быстро исправлять возникшие ошибки и понятно объяснять команде как теперь работает система, какие возможности появились и настаивать на переходе на новые рельсы. Постепенно люди привыкают, и когда видят, что их замечания учитывают, начинают доверять»

За счёт чего достигается результат

Результаты в цифрах и фактах

Преимущества автоматизации отгрузки для всех участников процесса

Для кладовщика исчезает ручной перенос данных между системами — больше не нужно переписывать цифры из журнала в журнал. Она наконец-то может заниматься своими прямыми обязанностями: контролировать отгрузку, проверять физическое наличие товара, готовить паллеты. В 1С легко видит актуальные остатки на складе, может быстро оценить, хватит ли продукции под конкретный заказ, и не тратит время на поиск информации по разрозненным файлам. Появляется ясность: что, куда и в каком формате передавать, а главное — уверенность, что груз примут без возвратов из-за ошибок маркировки.

Наталья Владимировна, кладовщик

«Теперь все данные привязаны друг к другу: журнал готовой продукции, весы, этикетки и документы для водителя работают в одной системе. Раньше я должна была собрать, сбегать к Николаю — он у нас работник лаборатории, — он мне это должен был расписать, искать у себя в Меркурии, в этой государственной программе. А сейчас журнал готовой продукции у нас электронный, он сам всё подтягивает — и веса, и данные от Николая, ему даже не надо ничего вручную вносить. Этикетки и документы стали печататься гораздо проще. И что важно — теперь я могу проверить всё онлайн, удалённо, и если где-то ошибка, вижу её сразу тоже в режиме онлайн, а не через десять дней. И исправлять тоже стало проще — сразу на месте, не надо переделывать кучу бумажек и заново всё согласовывать с Николаем или с кем-то ещё. Это, конечно, экономит много времени и нервов.»

Людмила Анатольевна, начальник производства

«Самое важное теперь — это прозрачность в онлайн-режиме. То есть достоверная информация на сегодняшний день. Без дополнительных документов бухгалтера. Мы можем видеть остатки готовой продукции в режиме реального времени. Это первоначальная и главная задача.»

Бухгалтерия работает с данными из единой системы, что резко сокращает количество сверок и исключает ошибки в реализации и товарно-транспортных накладных. Раньше бухгалтерские документы создавались с опозданием в 2-3 дня, это приводило к тому, что никто не видел реальную картину на складе готовой продукции с остатками, часто из-за этого возникали конфликты, теперь это все в прошлом. Документы вводятся на основе реальных данных, ведь учет теперь ведется в режиме реального времени.

Для директора автоматизация означает снижение операционных рисков — прежде всего риска штрафов за срыв поставки и риска, что весь процесс держится на памяти и опыте конкретных людей: если ключевого сотрудника не оказывалось на месте — увольнение, болезнь, отпуск, — вместе с ним уходило и знание, какую программу открывать под какого клиента и где что искать в бумажных журналах. Теперь эта логика зашита в систему, а не в голове одного человека, — а значит, и нового сотрудника обучить проще: ему не нужно осваивать десяток разрозненных программ, достаточно понять один интерфейс в 1С. Плюс к этому — соответствие жёстким стандартам крупнейших клиентов рынка и готовность к масштабированию бизнеса без необходимости нанимать дополнительный персонал.

Внедрение единой системы маркировки заложило фундамент для развития компании: теперь подключение нового федерального клиента занимает не недели ручных доработок, а часы настройки шаблона в справочнике; полная прослеживаемость партий (от сырья до готовой продукции) позволяет оперативно участвовать в тендерах с требованиями GS1iGS1 — это международный стандарт идентификации товаров и логистических единиц, который используют крупные розничные сети и производители для автоматизации приёмки, учёта и прослеживаемости поставок. В рамках этого стандарта каждой паллете присваивается уникальный номер SSCC, а каждому товару — глобальный номер GTIN. Это обеспечивает единый «язык» для всех участников цепочки поставок: от производителя до полки магазина. и «Честного знака», а накопленные в 1С данные об отгрузках и возвратах дают аналитику для прогнозирования загрузки склада и переговоров с логистами. В итоге ТК Энергия получила не просто автоматизацию этикеток, а масштабируемую ИТ-архитектуру, которая будет работать на бизнес и при появлении новых клиентов, и при ужесточении госрегулирования.

Алексей, Директор ТК Энергия

«Мы поняли: чтобы уйти от рутины, нужен не просто программист с задачами, а партнёр, который выстроит процесс. Выбрали Софтфактор — и система заработала. Именно с ними мы наконец автоматизировали отгрузку и увидели реальные изменения и будем дальше работать над автоматизацией остальных процессов производства.»